ネットショップを運営していると、一週間の業務のうち、ルーチンワークに多くの時間を割いていると思います。月曜日は土日にたまった問い合わせや受注処理、火曜日・水曜日には大量の出荷対応、木曜日・金曜日でメルマガ作成やネットショップの更新作業など、今週中にやらなければならない業務を片付けて…と、目の前にある業務をこなしていったら一週間が終わった、というお話はよく聞きます。
ルーチンワークに含まれる単純作業の中には、実は見えないコストが隠れていることがあります。この記事では、日々の業務効を効率化させ、不要な手間を省くための4つのポイントをご紹介したいと思います。
1.「いつもやってること」を見直す
今取り組んでいる業務の中で、効率化した仕事はどんなものがありますか？「この仕事面倒だなぁ、やりたくないなぁ」という気持ちから改善したものや、新しく増えた仕事を効率よくこなすために仕組みを整えたものがあるかもしれません。業務を行う上で支障や課題が見つかったとき、改善するのはよくあることだと思います。
では、特に支障や課題だと感じていない場合はどうでしょうか？「支障がないなら改善する必要はない」と思って、業務の見直しを疎かにしていませんか？
普段意識していないところでも、不要なコストが隠れていることがあります。例えば、倉庫の整理が不十分でピッキングに時間がかかってしまったとしても、日々の業務の中でその環境に慣れてしまい、改善する発想が無くなってしまった、という話があります。
最初のうちは問題だと感じていても、慣れてくると感覚が変わってきて、改善のチャンスを逃してしまうのです。
隠れたコストを見逃すと、積もり積もって運営に負担がかかります。常に新鮮な目線で業務改善の道を探る癖をつけておくことが、不要なコスト削減に繋がります。
2.繰り返し作業のミスを防ぐ
同じ作業を繰り返す仕事は簡単なものが多いですが、同時にミスも多くなります。同じ人物が同じ仕事だけをずっと繰り返しやっていて、結果的にミスが減ることはあるかもしれませんが、いずれ担当者が変わったら、また同じミスが発生してしまうかもしれません。防げたはずのミスをそのままにしてしまうのは、時間のロスをまねきます。
対処すれば今後起きることのない人的ミスを改善しないのは大きなリスクを伴うと心得てください。
繰り返し作業はもっとも効率化しやすい業務です。今あるスキルで効率化できるなら今すぐ取り組むべきですし、もしかするとそれを簡略化できるツールがあるかもしれません。簡単な作業だからと思うものでも、今一度見直しをしてみてください。
3.ツールを導入する
いつもやっている作業を効率化するためにツールを探すとすれば、まずは無料で使えるものがないか検討すると思います。無料で効率化できるならそれに越したことはありませんが、「こういうことがやりたいけど、有料ツールしかないから導入を諦めよう」という結論を早々に出してしまうのはもったいないです。
無料か有料かで考えるのではなく、今かかっているコストと、ツールを用いることで削減できるコストを冷静に見比べましょう。
もしも、一つの作業に毎日30分使っていたとしたら、一週間で2.5時間、1か月で10時間使うことになります。時給1,000円と考えても、1か月10,000円の費用がかかっているわけです。
無料のツールを導入した結果、その費用が10,000円から8,000円になるのと、月2,000円の有料ツールを導入した結果、費用が10,000円から1,000円になるのとでは、明らかに有料ツールを利用したほうが良いという結論になります。
考えてみればごく当然の事なのですが、「有料」の文字を見た時点で上司を説得することを諦めてしまう担当者が多いのが現状です。
ツールを導入すれば、人的エラーも防げます。目の前のコストより、相対的に見たコストで検討するようにしてください。
4.新人が入ったタイミングで改善する
さきほど「新鮮な目線で考えてください」とお伝えしましたが、そう簡単にできることではないと思います。そんな時は、新しく入った人の力を借りましょう。会社に入って間もないときは、それまでの経験や外から得た知識があるため、現状の課題に気づきやすくなっています。それが業務改善のチャンスです。
しかし、新人に仕事を引き継ぐとき、「もし、今よりいい方法があれば改善してください」と、アイディア出しを丸投げしないように注意してください。新人は今ある業務を覚えるのに精いっぱいで、新しいことを提案する余裕がある人は多くありません。結局、現状の業務を覚えているうちに慣れてしまい、改善点が見つからなくなってしまいます。
「いいものがあれば改善してくださいね」ではなく、「改善したいと思うのですが、何かアイディアはないですか？」と、一緒に考えることが効率化の近道になるでしょう。
